Gérer les événements dans votre ville en quelques clics?
Antopolis, la solution pour une gestion unifiée de l'administration
Un concert? Une fête de quartier? Une brocante ou encore un marché artisanal, voila autant d'événements que des citoyens peuvent réaliser au sein de leur commune !
Dans de nombreuses administrations ces demandes d'événement peuvent représenter une lourde gestion administrative pour l'agent communal mais également pour le citoyen. En effet, le citoyen complète un formulaire souvent "papier" que le citoyen retourne complété au sein de l'administration. De son côté, l'administration doit ré-encoder toutes les informations dans un système interne permettant la gestion complète de l'événement !
Conscient des difficultés et de la lourdeur administrative, Antopolis propose maintenant une solution unifiée pour la gestion de ces événements, ou le citoyen et l'administration travaille sur un seul et même formulaire permettant une étroite collaboration entre les parties mais aussi envers les éventuelles personnes tierces (exemple : pompiers, police,...). Découvrez ci-dessous les différentes fonctionnalités couvertes par notre solution.
Espace Citoyen
Le module gestion des événements d'Antopolis offre la possibilité au citoyen de se connecter au portail convivial et ergonomique, celui-ci permettant :
Introduction des demandes d'événements
Via un formulaire web dynamique qui permet de réduire le temps d'introduction pour le citoyen. En effet, celui-ci est directement invité à compléter les rubriques utiles par rapport à son événement. Il ne doit plus parcourir l’entièreté du formulaire.
Consultation des événements
Le citoyen peut retrouver toutes ses demandes d'événements dans le portail et en vérifier l'état. A tout moment, le citoyen pourra savoir si l'événement est accepté, en cours de validation,...
Intéraction
Le citoyen peut directement intéragir avec l'agent communal pour ses demandes. L'agent pourra lui demander directement des informations complémentaires, le citoyen sera notifié et pourra y répondre.
Administration - Back-Office
L'administration de son côté va d'une part réduire le temps d'encodage des éléments liés à l'introduction de l'événement, et d'autre part pouvoir parcourir la demande de manière optimale.
Organisation et gestion simplifiée
Une fois le formulaire introduit par le citoyen, l'agent reçoit une notification et toutes les demandes sont classées par statut et par type d'événement. L'agent peut ainsi parcourir les différentes demandes et les traiter de façon optimale.
Collaboration
En un clic le citoyen va pouvoir parcourir tous les éléments repris dans le formulaire et pourra au besoin demander des informations complémentaires sur certains éléments du formulaire. Le formulaire pourra ensuite être soumis au collège pour approbation.
Analyse
L'agent peut directement passer en revue chacune des questions/réponses du formulaire et interagir avec le citoyen.
Echange avec tierce partie
Depuis la demande du citoyen, l'agent pourra mandater des organisations externes comme la police, les pompiers ou autres pour une demande de validation.
Visualisation sur une carte
L'agent peut visualiser la surface réservée pour l'événement sur une carte. Il sera ainsi plus facile de déterminer les éventuelles rues à bloquer,...
Mobilité
En plus d'un portail citoyen et d'un back office pour les agents communaux, Antopolis propose une application mobile pour tous permettant de réaliser les actions citées ci-dessus depuis un smartphone ou une tablette. De plus l'application mobile permet la prise de photo pour encore plus de détails au niveau de l'introduction de la demande. Cette fonctionnalité est déjà présente pour la déclaration d'incident ou la demande de document.
Pour de plus amples informations sur notre application mobile, nous vous invitons à parcourir le module mobilité de la suite Antopolis.
Conclusion
Le module gestion des événements permet non seulement de réduire les erreurs d'encodage lié au formulaire intelligent (saisie des données, type de caractère attendu,...) mais permet également de gagner un temps non-négligeable dans le traitement et l'analyse de la demande.
De plus, une meilleure collaboration entre les différentes parties : agent, citoyen et tierce partie (pompiers, police,...), permet d'améliorer la demande d'événement offrant un traitement plus rapide.